איך לבנות תוכנית תקציב לוועד הבית, המדריך המלא שלב אחרי שלב על פי חוקי ועד הבית.
בדומה לכל משפחה, גם לוועד בית יש הוצאות והכנסות. תכנון תקציב הוא הכרחי לתפעול המבנה בצורה תקינה. למרות חשיבותה הרבה, תוכנית תקציבית אינה נפוצה בוועדי בתים, וגם כאשר היא נלקחת בחשבון, לרוב היא מיושמת באופן רשלני. בניין משותף המנהל תקציב אחראי ושקוף חוסך כסף לדיירים, מונע חיכוכים ומאפשר חיים טובים ושלווים יותר לכלל הדיירים.
מהו תקציב שנתי לוועד הבית?
תוכנית תקציב שנתית לבית המשותף הוא אחד מהכלים לניהול ועד הבית. התוכנית כוללת את כלל הוצאות התפעול והתחזוקה הצפויות בשנה הקרובה וההכנסות הצפויות. התקציב הוא המרכיב העיקרי בקבלת החלטות מיסי ועד הבית לרבות העלאת מיסי ועד הבית, מעקב אחרי תהליכי התייעלות ומניעת גביות נוספות מעבר לתשלום ועד הבית השוטף. תוכנית תקציבית מאפשרת מעקב אחר הניהול הפיננסי של הבית המשותף עד ידי השוואת תכנון לביצוע.
שלבי ביצוע תקציב שנתי לוועד הבית:
מיפוי מערכות הבניין - חשוב לאסוף נתונים על כלל מערכות הבניין. לדוגמה: מעליות, משאבות, מערכות אש, מצלמות וכולי. על כל מערכת חשוב לברר ככל הניתן את הדגם, הגיל וסטטוס תחזוקתם.
ניתוח צרכי בניין - יש לאגד את כל צרכי הדיירים ממקורות שונים, כגון דרישות ספציפיות והחלטות שעלו באסיפת דיירים במהלך השנים. לרוב, צרכי הדיירים נוגעים בתחומים הניתנים לשינויים, לדוגמת תדירות הניקיון ותחזוקת הגינה, איכות הניקיון, ריהוט ועיצוב הלובי ועוד.
קביעת סדר עדיפויות - בשלב זה מתבצע תעדוף צרכי הבניין והפרדה בין מה שחייב לעשות לבין מה שרצוי לעשות. מומלץ לחלק את כל ההוצאות לשתי קטגוריות, כאשר כל ההוצאות שחייבים לבצע תחת קטגוריה אחת, ובקטגוריה השנייה ניתן למיין לפי סדר החשיבות.
חישוב עלויות - בשלב זה מחשבים את עלות תחזוקת המערכות, מחירי הספקים והציוד. הדרך הטובה ביותר לחשב עלויות היא להשתמש בנתוני עבר של הבניין. במידה וזהו בניין חדש או סעיף חדש, מומלץ לקבל הצעות מחיר מגורמים שונים ולבצע השוואת מחירים. חשוב לוודא עבור כל שירות מהו אופן התשלום ולבצע חישוב עלויות בהתאם לכל חודש בנפרד.
בלתי צפויים מראש - כמו בכל דבר בחיים אי אפשר לצפות הכל מראש, ולכן מומלץ להוסיף עלות טיפול בתקלות שאינם צפויים מראש, כמו פיצוץ צינור מים, החלפת זכוכית שבורה וכדומה. בהתאם לאגודה לתרבות הדיור, מומלץ להוסיף עלות בשיעור שבין 10% -20% מההוצאות הצפויות.
עלות תחזוקה רב שנתית - יש להוסיף את החלק היחסי של עלות התחזוקה הרב שנתית שאינה חלק מהתקציב הקיים. מומלץ להשתמש בקרן חסכון ייעודית למימון התחזוקה גדולה שאינה צפויה, לשימור ושיפור הבניין ומערכותיו. לרוב, קרן שימור מנוהלת מחשבון בנק נפרד. ככלל אצבע, מקובל להפריש כ- 10% מהתקציב השנתי לקרן זו, אך ניתן לחשב את הסכום הצפוי על ידי חלוקת עלות החלפת מערכות הבניין באורך חייהם.
חברת ניהול - יש להוסיף את עלות שירותי חברת ניהול לרבות משרד, אב בית ותחזוקה, שירותי גבייה, ועד בית חיצוני ועוד.
הכנסות מיסי ועד הבית - יש לאסוף את נתוני כלל מקורות ההכנסה של הבניין, לרבות חשבון ועד הבית להוצאות שוטפות, קרן שימור, חשבון חניה ומקורות אחרים אם ישנם. כדאי לראות אם חלו שינויים המשפיעים על ההכנסות בשנה הבאה ולסכום את התזרים ברמה החודשית עבור כל אחד מהחשבונות.
הכנת טיוטה - יש לוודא כי מצב החשבונות בתוספת ההכנסות הצפויות בחשבונות הבנק של ועד הבית מספיקים על מנת לכסות את ההוצאות. במידה ולא, רצוי להכין מספר תרחישים הכוללים העלאת מיסי ועד הבית או לחלופין הפחתה של חלק מהשירותים.
אישור תקציב - זהו השלב האחרון, בו מציגים את טיוטת התקציב באסיפת דיירים להצבעה. במידה ואין אסיפת דיירים ניתן להעלות את מיסי ועד הבית בעד 15% ללא אסיפת דיירים, אך חשוב לוודא שאין בתקציב סתירה עם החלטות ועד הבית או תקנון ועד הבית.
כל האמור לעיל אינו מהווה ייעוץ משפטי או תחליף לייעוץ משפטי וכל המידע המצוי באתר משמש כמידע כללי בלבד. אין בדברים האמורים בכדי להחליף מידע הניתן על ידי עו"ד, ועל הקורא לפנות ולהתייעץ עם עו"ד העוסק בתחום בטרם נקיטת כל פעולה משפטית כזו או אחרת. כל המסתמך על האמור לעיל בכל דרך שהיא, עושה זאת על אחריותו בלבד והאחריות לכל תוצאה ישירה או עקיפה, בשל הסתמכות על האמור, תחול על המשתמש בלבד.