איך לנהל חשבון בנק בהתאם לחוק בבניין משותף? איך להחליף נציגות בבנק? איך פותחים חשבון בנק לוועד הבית? הינה לכם הוראות' טיפים וטפסים.
כמו לחיי שותפות, גם לבניין מגורים קיים חשבון בנק משותף המיועד לניהול החיים המשותפים. תפקיד חשבון הבנק המשותף הוא לאפשר הכנסות והוצאות למקום אחד. ההכנסות הן מדמי ועד הבית, וההוצאות הן עבור תחזוקת המעלית, הניקיון, טיפוח הגינה, תשלום חשבון חשמל וכיוצא בזה. חשבון הבנק שייך לכלל הדיירים בבניין ומנוהל על ידי נציגי הוועד וחברת הניהול במידה ויש כזו.
מהו חשבון בנק לוועד הבית?
בהתאם לחוק המקרקעין, דיירים בבניינים משותפים חייבים באחזקת חשבון בנק משותף לתחזוקה השוטפת. החשבון אינו זהה לחשבון בנק של אדם פרטי סטנדרטי, בעיקר עקב היותו מוגבל ליתרת זכות בלבד. כלומר ללא יכולת להיכנס לגירעון ("מינוס"). לא ניתן לקבל מסגרת אשראי או לקבל הלוואה, ולרוב לא ניתן לבצע השקעות בחשבון.
אילו פעולות ניתן לבצע בחשבון?
עיקר הפעולות בחשבון ועד בית כולל הפקדת מיסי ועד הבית ותשלום לספקים השונים. לרוב, התשלומים מתבצעים באמצעות שיקים והוראות קבע, ולעיתים ישנם חשבונות שיתאפשר עבורם לבצע העברות בנקאיות. ניתן להפקיד שיקים ומזומן. בנוסף, ניתן לראות את מצב החשבון ויתרת החשבון הן דרך העדכן והן דרך אפליקציית הבנק.
איך פותחים חשבון ועד בית משותף?
על מנת לפתוח חשבון בנק משותף, כשלב ראשון צריך לקיים אסיפת דיירים חוקית, שבמהלכה תיבחר נציגות לוועד הבית. ברוב המקרים, הבנק ידרוש שני מורשי חתימה לפחות, פרוטוקול אסיפת דיירים וחתימות של המשתתפים באסיפה. חשוב שמורשי החתימה בחשבון יהיו נוכחים בעת הפגישה בבנק ויביאו עימם תעודות מזהות.
הרשאות חשבון הבנק
במועד פתיחת חשבון בנק לוועד הבית נקבעים מספר מורשי החתימה וזהותם. לרוב, הבנק יבקש לפחות שני נציגים, אם כי ישנם בנקים שמסתפקים גם באחד. קיימת אפשרות להגביל חתימת יחיד על שיקים ועל שינויים בחשבון. במועד קבלת ההרשאות, חשוב לנצל את ההזדמנות לבקשת גישה דיגטלית לחשבון. אם כן, חשוב שתדעו כי במידה ונציג הוועד כבר מחזיק בחשבון אישי באותו הבנק, אז הגישה לחשבון המשותף של הבניין תהיה עם אותו שם משתמש וסיסמה האישיים הקיימים בבנק.
החלפה או הוספת נציג לחשבון בנק ועד בית
לצורך החלפת נציגים, נדרשת נוכחות כל מורשי החתימה הקיימים והחדשים (לעיתים גם יפויי כוח עשוי להספיק), כמו גם הצגת פרוטוקול אסיפת הדיירים המפרט כי הוחלט על שינוי מבנה הנציגות. בכל מקרה, רצוי לוודא מול הבנק את הדרישות שלו לשינוי הנציגים.
כמה חשבונות בנק מומלץ לפתוח?
פתיחת חשבון בנק נוסף מומלצת כאשר ישנה קרן הונית לשימור הבניין, ובמקרים אחרים כאשר יש צורך בפרוייקט חריג שאינו חלק מן הפעילות השוטפת וכרוך בגביית מיסי ועד בית נוספת מבעלי הדירות בלבד. אם כי ניתן לנהל את כל הכספים מחשבון אחד, אך הפרדה שכזו תמנע ערבוב הוצאות שוטפות עם הוצאות למטרות ספציפיות.
גישה לחשבון בנק ועד הבית לחברת ניהול
שירותי חברת ניהול כוללים גביית מיסי ועד בית, מעקב אחר הוצאות והכנסות, ניהול תקציב ולפעמים גם ביצוע תשלומים לספקים. כל הפעולות הללו דורשות גישה תכופה לעובר ושב של החשבון. לכן, מתן גישה לחברת הניהול הינה הכרחית לניהול תפקידה כראוי. עם זאת, חשוב שנציגות ועד הבית תעיין מדי פעם בחשבון ותוודא שחברת הניהול לא מועלת בכספי הוועד, במיוחד כאשר יתרת החשבון גבוהה.
כצעד מקדים ובמסגרת אסיפה, בעלי הדירות יכולים לקבוע תנאים ברורים שלפיהם יפעלו נציגי ועד הבית המורשים בניהול חשבון הבנק. התנהלות נכונה של ועד הבית בניהול חשבון הבנק, תוך ביצוע פיקוח ובקרה הדדי על ידי מורשי החתימה בחשבון, תורמת להבאת הניהול הכספי של הבניין למצב מיטבי, משתלם ושקוף לכל הדיירים.
טיפים לניהול חשבון בנק:
1. הכינו תקציב - ניהול תקציב מאוזן מאפשר ניהול תזרים מזומנים ומניעת עיכובים בתשלום ועד הבית. תקציב נכון אחראי למנוע חיכוכים ועיכובים בתשלום. זכרו כי ספקים שמרגישים שהם אינם מתוגמלים בזמן עשויים מאוד להעלות את דמי השירות שלהם או לחלופין לספק שירות פחות איכותי.
2. מעקב שוטף– נהלו מעקב שוטף אחר הוצאות והכנסות ועד הבית, בדקו כי הוצאות הבניין אכן תואמות לתקציב במידה וישנן הוצאות חריגות- בדקו זאת. לפעמים קורות טעויות, כגון תשלום כפול לספק מסויים. בדיקה שוטפת של החשבון מאפשרת לראות אם ישנו עיכוב בתשלום מיסי ועד הבית או שיק שחזר. ככל שהבדיקות תכופות יותר כך הסיכויים לפספוסים קטן יותר.
3. שקיפות- הציגו בפני הדיירים את יתרת החשבון בצורה שקופה ככל האפשר. מומלץ להציג את מצב הקופה בדוחות החצי שנתיים. תופתעו לראות שכאשר יתרת הכספים בחשבון חשופים לכולם רמת המתיחות בין הדיירים יורדת משמעותית.
4. רישום סטטוס גבייה- ודאו כי סטטוס הגבייה של כל דייר רשום אצלכם בצורה מפורטת על מנת למנוע ויכוחים. רישום נכון של סטטוס הגבייה, לרבות רישום שיקים ותאריכי העברות בנקאיות מאפשר מעקב מדוייק, מקצועי והוגן יותר של תשלומי ועד הבית.
כל האמור לעיל אינו מהווה ייעוץ משפטי או תחליף לייעוץ משפטי וכל המידע המצוי באתר משמש כמידע כללי בלבד. אין בדברים האמורים בכדי להחליף מידע הניתן על ידי עו"ד, ועל הקורא לפנות ולהתייעץ עם עו"ד העוסק בתחום בטרם נקיטת כל פעולה משפטית כזו או אחרת. כל המסתמך על האמור לעיל בכל דרך שהיא, עושה זאת על אחריותו בלבד והאחריות לכל תוצאה ישירה או עקיפה, בשל הסתמכות על האמור, תחול על המשתמש בלבד.